Como fazer

Equipamentos Inservíveis

label_outline Conceito

Definição e uso

É uma comunicação interna, enviada a autoridade administrativa relativa a equipamento avaliado como inservivel (não há possibilidade de conserto ou é obsoleto), submetendo à sua apreciação. Pode ser informativo ou decisório. É inicialmente destinada à Secretaria Administrativa do Instituto. Quanto ao seu conteúdo pode ser de mera informação, dando prosseguimento a um processo ou expediente, ou conter uma decisão administrativa.

store Forma e Estrutura

Itens sequenciais e obrigatórios
  1. Timbre da Instituição.
  2. LISTA DE EQUIPAMENTOS INSERVÍVEIS;
  3. Data abreviada;
  4. Destinatário: menciona-se o cargo ocupado, precedido de À/Ao;
  5. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas vinculações hierárquicas, precedidas por barras, precedido de Do/Da;
  6. Parágrafo informando motivo de lista;
  7. Tabela com ítens numerados, especificação do material e número de tombamento;
  8. Fecho: fórmula de cortesia. Respeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior;
  9. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o cargo e função, apostos a carimbo.

assignment Modelo

Elementos, na prática
  • Logotipo;
  • LISTA DE EQUIPAMENTOS INSERVÍVEIS (Caixa alta, negrito);
  • Data da Emissão: Data Abreviada;
  • À /Ao: cargo que ocupa o destinatário;
  • De: cargo/setor que ocupa o emissor;
  • Introdução;
  • tabela: item, especificação do material e número de tombamento (utiliza-se NC ou não consta, para o inexistente);
  • Atenciosamente ou Respeitosamente;
  • Assinatura e identificação/carimbo do servidor.
  • Encaminhado pela GRDP n.º Nº/ANO, de DATA ABREVIADA (ex.:02/02/2011)

warning Observações

Itens para verificação
  1. A listagem deverá ser emitida em duas vias, que serão encaminhadas ao setor de destino, o qual reterá o original e devolverá a cópia ao emitente, para seu arquivo, fazendo as observações relativas ao recebimento, na cópia;
  2. A assinatura não poderá ficar em página isolada;
  3. Visto do chefe imediato/superior;
  4. Não incluir despacho ou informação no verso do documento;
  5. Evitar o uso de rubrica, quando ocorrer, apor carimbo para dar conhecimento de quem emitiu o documento;
  6. Consultar sempre que necessário o Organograma UFF e a Organização Hierárquica dos Órgãos da UFF, inclusive para a correta utilização das siglas dos órgãos;
  7. No texto da listagem poderá se empregada, a 1ª pessoa do singular ou a 1ª pessoa do plural.

library_books Visualização

Modelo fictício

O exemplo abaixo apresenta uma versão completa, com encaminhado através de Guia de Remessa de Documentos e Processos (GRDP).

  • Brasil - Brasão da República
    SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
    MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
    UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
    Instituto de Ciências Humanas e Filosofia

    LISTA DE EQUIPAMENTO INSERVÍVEL SA-EGH nº 000/.

    Niterói,

     

    Ao: Administrador Patrimonial do ICHF

    Assunto: Solicitação de retirada de equipamentos

    Senhor Administrador,

    Informo que, após avaliação técnica, os equipamentos abaixo foram considerados inservíveis por obsolescência ou por impossibilidade de seu conserto.

    ITEM TOMBAMENTO ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL

    01

    xxxxxxxx-xx

    descrição detalhada do equipamento 01

    02

    não consta

    descrição detalhada do equipamento 02

    03

    xxxxxxxx

    descrição detalhada do equipamento 02

    04

    xxxxxxxx

    descrição detalhada do equipamento 02

    Atenciosamente,

    Assinatura
    Nome-Cargo (carimbo do servidor)

    Pela avaliação técnica,

    Assinatura
    Nome-Cargo (carimbo do servidor)


    Encaminhado pela GRDP n.º 000/, de //.

save Download e Dicas de Uso

Utilizando na prática

file_download Download do Padrão de Lista de Equipamento Inservívelpara LibreOffice Writer e para Microsoft Word.

Como usar:
  1. Ao clicar duas vezes no arquivo baixado, será criado um arquivo novo, sem alterar o original.
  2. Salve este arquivo com o nome no padrão Inservível-SIGLA-nº-ano-Palavras-chaves-do-assunto, de acordo com o número e ano do documento atual. Por exemplo: Inservível-GCP-26-2016-Impressora e Monitores.
  3. Clique duas vezes em SeuTexto para digitar o primeiro parágrafo. Observe que não há numeração de parágrafos, como nos memorandos e ofícios.
  4. Salve este arquivo e crie uma cópia em PDF, que será guardado em backup.
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